La dématérialisation concerne maintenant tous les domaines. Il y a 2 sortes de dématérialisation :
– la dématérialisation « duplicative » quand il s’agit de copies de documents scannés,
– la dématérialisation « native » pour les documents produits directement au format numérique.
Aujourd’hui, un contrat numérique équivaut à un contrat papier aux yeux de la loi!
Mais sous deux conditions :
– les signataires du contrat doivent être clairement identifies.
– l’intégrité du document doit être garantie.
Un système de signature électronique doit, en effet, certifier l’identité de l’expéditeur et du destinataire, garantir que le document n’a pas été modifié, et enfin que le destinataire est le seul à pouvoir l’ouvrir.
Ces documents étant produits uniquement au format numérique, il faut faire très attention à ne pas les perdre, surtout que, souvent, ils constituent des preuves ou le seul document fourni par une entreprise parce que celle-ci n’est pas tenue de vous fournir un double du contrat !
De plus, dans certains cas, comme pour certaines administrations, les données peuvent être supprimées au-delà d’un certain délai.
Précautions à prendre obligatoirement :
– télécharger les documents reçus par mail, les classer.
– les sauvegarder sur un support et même plusieurs : une clef USB, un disque dur externe, un coffre-fort numérique.
Attention : si vous choisissez d’utiliser, en plus, un coffre-fort numérique, vérifiez bien le sérieux du fournisseur.
